檔案托管機構是提供文件存儲、保護和檢索服務的實體。它們可以是合法的，也可以是非法的，這取決于其運營方式和法律地位。合法的檔案托管機構通常受到政府或相關機構監管，并遵循一定的法規和安全標準。而非法的檔案托管機構則可能沒有合法資質，存在安全隱患，如數據泄露、非法訪問等風險。在選擇檔案托管機構時，應確保其合法性和安全性，避免將重要文件交給不可靠的機構保管。

檔案托管機構的真實性

一、存在真實的檔案托管機構

• 官方設立的托管機構
  • 根據中共中央組織部人力資源和社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知(人社部發〔2014〕90號)，流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，這些是官方認可的正規檔案托管機構，其真實性有政策依據保障。
• 符合條件的商業機構
  • 以湖南省為例，根據湖南省檔案局關于印發《湖南省規范檔案中介服務規定》的通知，從事檔案中介服務的機構應具備一定條件。如經工商行政管理部門登記注冊，《營業執照》的經營范圍中應包含其所從事的檔案中介業務；機構中從事中介服務的人員均持有湖南省檔案行政管理部門頒發的資格培訓證書，其中中級(含)以上檔案專業技術人員不少于30%(不少于1人)；有與檔案中介業務服務相適應的固定場所、設施設備等。符合這些條件的商業檔案托管機構也是真實可靠的服務提供者。

二、可能存在虛假檔案托管機構

• 不具備合法資質
  • 有些非法機構沒有經過工商行政管理部門登記注冊，卻聲稱可以提供檔案托管服務，這類機構是虛假的。它們沒有合法的運營身份，可能存在詐騙風險，比如騙取托管費用后消失不見，或者不當處理檔案造成檔案遺失、損壞等問題。
• 人員不專業
  • 虛假的檔案托管機構可能聲稱擁有專業人員，但實際上其員工沒有相應的檔案管理資格培訓證書。缺乏專業知識和技能的人員在檔案管理過程中，可能無法正確地進行檔案整理、保護、鑒定等操作，從而影響檔案的安全性和有效性。
• 缺乏固定場所與設備
  • 一些假的檔案托管機構沒有與檔案中介業務服務相適應的固定場所、設施設備。檔案的存放需要特定的環境條件，如防火、防潮、防蟲等設施，如果機構沒有這些基本條件，檔案的安全無法得到保障，這也說明其是不可信的托管機構。

如何辨別檔案托管機構的真偽？

檔案托管機構的資質認證流程

檔案托管機構違規操作的案例

官方檔案托管機構的服務內容